Biuro bez papieru

Projekt GreenPost „Biuro bez papieru” opiera się na założeniu stopniowego eliminowania w działalności administracyjnej firmy dokumentów papierowych na rzecz dokumentów elektronicznych dzięki udostępnieniu e-usług GreenPost. Proces zmniejszania liczby dokumentów papierowych na rzecz e-dokumentów można podzielić na etapy, których kolejność realizacji wybiera Klient. W poszczególnych etapach realizacji projektu określa się, które rodzaje dokumentów przychodzących lub wychodzących objęte są wdrożeniem usług GreenPost. W efekcie wdrożenia koncepcji „Biuro bez papieru” wszystkie rodzaje dokumentów będą archiwizowane w jednym centralnym elektronicznym archiwum GreenMail24 z dostępem przez Internet zasilanym w ramach automatycznych procesów elektronicznego przyjmowania lub dystrybuowania dokumentów przez system GreenMail24 dzięki integracji z systemami źródłowymi przyjmującymi lub generującymi dokumenty.

Przykładowe etapy projektu „Biuro bez papieru” :

1. eliminacja papieru w zakresie faktur sprzedażowych (e-faktura,, e-archiwizacja faktur papierowych), dodatkowo wysyłka papierowych faktur sprzedażowych przez GreenPost dla zapewnienia kompleksowości usług związanych z fakturami

2. eliminacja papieru w zakresie innych dokumentów wychodzących generowanych z systemów źródłowych ( monity, noty odsetkowe, inne ) ( e-dystrybucja + e-archiwizacja)

3. eliminacja papieru w zakresie faktur kosztowych odbieranych elektroniczne (e-usługa przyjmowania, rozpoznawania danych faktury i ich weryfikacji oraz e-archiwizacji e-faktur kosztowych z możliwością e-dekretacji lub obsługi work flow przez system zewnętrzny)

4. eliminacja papieru w zakresie faktur kosztowych odbieranych w formie papierowej ( skanowanie z OCR-em w ramach systemu DMS + e-archiwizacja z możliwością obsługi work flow przez DMS )

5. eliminacja papieru w zakresie innych dokumentów odbieranych w formie papierowej- np. umowy sprzedaży (skanowanie zintegrowane z systemem GreenMail24 + e-archiwizacja)