Elektroniczne dokumenty

Zgodnie z prawem polskim oraz dyrektywami Parlamentu i Rady Europy dokumentem elektronicznym jest taki e-dokument, który posiada cechy dokumentu, co oznacza, że potwierdza prawdziwość zaistnienia danego wydarzenia, okoliczności, zjawiska oraz posiada cechy pliku. Całą tę definicję sprowadza się do stwierdzenia, że dokumenty elektroniczne mogą być dowodem w procedurach prawnych. Dodatkowo można stwierdzić, że są to: Uniwersalne dokumenty lub formularze wykonane w postaci elektronicznej;

• Uniwersalne dokumenty lub formularze wykonane w postaci elektronicznej;

• Dokument podpisany podpisem kwalifikowanym;

• Dokument oznakowany kwalifikowanym znacznikiem czasu.

Podstawowe cechy e-dokumentu:

• Zawartość  – tekst, hipertekst, obraz lub dźwięk,

• Logiczna struktura, która nie musi być tożsama ze strukturą fizyczną, może być zawarta bezpośrednio w dokumencie, w bazie danych, pliku itp., innymi słowy może być dołączona do treści;

• Kontekst, czyli metadane techniczne określające w jakiej postaci dokument będzie prezentowany.

Ekologiczne podejście do archiwizacji

Dokumenty elektroniczne składają się z dwóch warstw: widocznej treści i czytelnych cyfrowych metadanych. E-dokument bez podpisu elektronicznego jest w Polsce nieważny, nie może być środkiem dowodowym w postępowaniu sądowym, nie można go również uznać za wiarygodny (oryginalny) w praktyce archiwalnej. Oferujemy usługę, jaką jest archiwizacja dokumentów elektronicznych. Taki zabieg pozwoli nie tylko na zaoszczędzenie środków przeznaczanych na drukowanie dokumentów, ale także pomoże ograniczyć wytwarzanie zbędnych odpadów, co pozytywnie wpłynie na środowisko.