W swojej podstawowym zakresie  wdrożenie projektu „Biuro bez papieru” w oparciu o e-usługi GreenPost umożliwia zmniejszenie kosztów obsługi procesów dystrybucji, przyjmowania  dokumentów i ich archiwizacji  poprzez zamianę formy papierowej  dokumentów na formę elektroniczną. Koszty przygotowania dokumentów i ich dystrybucji elektronicznej są znacznie  niższe od kosztów związanych z obsługą papierową . Przyjmując  założenie, że koszt archiwizacji i wysyłki papierowej faktury    w Polsce wynosi od 3 do 4 PLN na co wskazują analizy firm doradczych, przedsiębiorstwo, które wysyła miesięcznie 100 000 dokumentów może zaoszczędzić w skali roku od 2,4 do 3,6 mln PLN. 

Inne korzyści wynikające z wdrożenia projektu „Biuro bez papieru” z wykorzystaniem  platformyGreenMail24 to :

Ø  Zwiększenie szybkości i efektywności dostarczania dokumentów (znaczne wyższa skuteczność dostarczania w wyniku śledzenia efektów prowadzonej wysyłki i eliminacji błędów adresowych);

Ø  Automatyczne, niezwykle szybkie potwierdzenie odebrania dokumentu;

Ø  Większa skuteczność w zapewnieniu terminowości i kompletności przesyłanych dokumentów;

Ø  Skrócenie okresu rotacji należności

Ø  Zapewnienie bezpieczeństwa wysyłki  poprzez funkcję kwalifikowanego podpisu elektronicznego, bezpiecznego połączenia SSL z platformą GreenMail24 oraz zabezpieczonego linku do dokumentu w wiadomości e-mail;

Ø  Automatyzacja procesu generacji/importu dokumentów i ich wysłania  z poziomu systemów źródłowych Klienta (system F-K, system bilingowy) poprzez usługę Web Service;

Ø  Kontrolowanie ścieżki obiegu dokumentów od momentu ich przyjęcia;

Ø  Automatyzacja procesu księgowania faktury kosztowej;

Ø  Dostęp do dokumentów w dowolnym momencie z dowolnego miejsca z dostępem do Internetu;

Ø  Skrócenie czasu obsługi dokumentów;

Ø  Monitoring statusu dokumentu;

Ø  Szybkie wyszukiwanie e-dokumentów wg dowolnych danych opisujących dokument;

Ø  Weryfikacja poprawności dokumentu przez Zatwierdzających jeszcze przed zaksięgowaniem (np. faktura kosztowa) lub przeniesieniem do archiwum                (np. umowy);

Ø  Zapewnienie archiwizacji dokumentów przez okres wymagany przepisami prawa;

Ø  Funkcjonowanie niezależnie od rodzaju oprogramowania użytkownika końcowego;

Ø  Przesyłanie powiadomień drogą e-mailową np. o nie odebraniu dokumentu, o zbliżającym się terminie płatności środkiem do poprawienia efektywności obsługi dokumentów;

Ø  Ograniczenie zużycia papieru;

 

Istotne ograniczenie zużycia papieru ma nie tylko wymiar finansowy, ale również ekologiczny, ponieważ używając systemu GreenMail24 w ramach projektu „Biuro bez papieru”   chronimy przyrodę.